Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana RuangInbox ("kami") memproses data pribadi saat Anda mengunjungi https://ruanginbox.com, membuat akun, dan menggunakan aplikasi web maupun aplikasi seluler RuangInbox ("Layanan"). Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan terkait di Indonesia.

1. Peran Kami

RuangInbox adalah platform kotak masuk omnichannel berbasis AI untuk bisnis. Ada dua jenis data yang kami proses, dengan peran yang berbeda:

Data Akun. Data tentang Anda sebagai pengguna atau pemilik workspace (nama, email, kata sandi terenkripsi, peran tim). Untuk data ini, RuangInbox bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.
Data Pelanggan. Percakapan, kontak, dan lampiran dari pelanggan akhir bisnis Anda yang masuk lewat kanal yang Anda hubungkan. Untuk data ini, bisnis Anda adalah Pengendali Data Pribadi dan RuangInbox bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data hanya sesuai instruksi Anda dan Syarat & Ketentuan kami.

Jika Anda adalah pelanggan akhir dari bisnis yang menggunakan RuangInbox, silakan hubungi bisnis tersebut terlebih dahulu untuk permintaan terkait data Anda.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Data akun dan workspace

Nama, alamat email, nomor telepon (jika diisi), nama organisasi, dan kata sandi yang disimpan dalam bentuk hash.
Anggota tim, peran, izin akses, dan undangan.
Pengaturan workspace, preferensi bahasa, zona waktu, dan kode referral.

Data pelanggan yang Anda kelola

Isi pesan masuk dan keluar, termasuk teks, gambar, audio, video, dokumen, dan stiker.
Profil kontak seperti nama, nomor telepon, username, email, label, catatan, dan atribut kustom.
Riwayat percakapan, penugasan agen, status tiket, dan catatan internal tim.

Data kanal dan integrasi

Saat Anda menghubungkan kanal seperti WhatsApp (melalui penautan perangkat maupun WhatsApp Business Platform resmi), Instagram, Facebook Messenger, Telegram, email, atau Web Chat, kami menyimpan kredensial yang diperlukan (misalnya token akses, ID halaman, App ID, atau sesi perangkat). Kredensial sensitif disimpan dalam bentuk terenkripsi.

Data penagihan

Paket langganan, riwayat transaksi, top-up kredit, faktur, dan status pembayaran. Data kartu atau rekening tidak disimpan oleh RuangInbox; pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga.

Data teknis dan penggunaan

Alamat IP, jenis perangkat dan browser, perkiraan lokasi berdasarkan IP, log aktivitas, log keamanan, serta token notifikasi push jika Anda menggunakan aplikasi seluler.

3. Cara Kami Menggunakan Data

Menyediakan, menjalankan, dan memelihara Layanan, termasuk menerima dan mengirim pesan di semua kanal yang Anda hubungkan.
Menjalankan agen AI, basis pengetahuan, ringkasan, dan saran balasan atas permintaan Anda.
Mengirim broadcast dan kampanye yang Anda buat.
Mendeteksi penipuan, spam, dan penyalahgunaan, baik pada akun maupun pada percakapan.
Memproses pembayaran, kredit, dan penagihan.
Mengirim notifikasi layanan, keamanan, dan informasi akun.
Memberikan dukungan pelanggan dan menyelesaikan masalah teknis.
Meningkatkan keandalan, keamanan, dan kinerja Layanan.
Memenuhi kewajiban hukum dan permintaan otoritas yang sah.

4. Fitur AI

Agen AI RuangInbox menggunakan model bahasa yang disediakan oleh penyedia model AI pihak ketiga. Saat fitur AI aktif, potongan percakapan, isi basis pengetahuan, dan instruksi yang Anda tulis dikirim ke penyedia tersebut hanya untuk menghasilkan jawaban atau analisis yang diminta.

Kami tidak menjual Data Pelanggan dan tidak menggunakan Data Pelanggan untuk melatih model AI umum milik kami.
Dokumen basis pengetahuan diubah menjadi representasi vektor (embedding) agar AI dapat menemukan jawaban yang relevan. Representasi ini dihapus saat dokumen dihapus.
Jawaban AI bisa saja tidak akurat. Anda bertanggung jawab untuk meninjau konfigurasi agen dan menyediakan jalur pengalihan ke agen manusia.

5. Dasar Pemrosesan

Kami memproses data pribadi berdasarkan satu atau lebih dasar yang diatur dalam UU PDP, yaitu: pelaksanaan perjanjian dengan Anda, persetujuan, pemenuhan kewajiban hukum, dan kepentingan yang sah (misalnya keamanan dan pencegahan penipuan).

6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual data pribadi. Data hanya dibagikan kepada pihak berikut sejauh diperlukan:

Penyedia infrastruktur untuk hosting, basis data, penyimpanan file, dan pengiriman email.
Platform pesan seperti Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger) dan Telegram, agar pesan dapat dikirim dan diterima. Penggunaan data oleh platform tersebut tunduk pada kebijakan privasi masing-masing.
Penyedia model AI pihak ketiga untuk menjalankan fitur AI.
Penyedia pembayaran pihak ketiga untuk memproses transaksi.
Layanan notifikasi push untuk aplikasi seluler.
Otoritas yang berwenang jika diwajibkan oleh hukum atau perintah yang sah.

Setiap penyedia hanya menerima data yang dibutuhkan untuk tugasnya dan wajib menjaga kerahasiaannya.

7. Transfer Data ke Luar Negeri

Sebagian penyedia kami dapat memproses data di luar wilayah Indonesia. Dalam hal ini kami memastikan transfer dilakukan sesuai ketentuan UU PDP, termasuk dengan memilih penyedia yang menerapkan tingkat pelindungan data yang memadai.

8. Penyimpanan dan Retensi

Data Akun disimpan selama akun Anda aktif.
Data Pelanggan disimpan selama workspace aktif atau sampai Anda menghapusnya.
Setelah akun ditutup, data dihapus atau dianonimkan dalam waktu yang wajar, kecuali kami wajib menyimpannya lebih lama untuk keperluan hukum, perpajakan, atau penyelesaian sengketa.
Cadangan (backup) terhapus secara bertahap sesuai siklus pencadangan.

9. Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar, antara lain enkripsi saat transmisi (HTTPS/TLS), enkripsi kredensial kanal, pemisahan data antar workspace, kontrol akses berbasis peran, log aktivitas, dan pemantauan keamanan. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu pihak terdampak dan otoritas sesuai ketentuan hukum.

10. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

mendapatkan informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda;
mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat;
mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda;
menarik kembali persetujuan yang telah diberikan;
mengajukan keberatan atas pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis.

Sebagian besar data dapat Anda lihat dan ubah langsung dari dashboard. Untuk permintaan lain, hubungi kami melalui kontak di bawah. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan.

11. Penghapusan Data

Anda dapat meminta penghapusan data kapan saja:

Pemilik workspace dapat menghapus kontak, percakapan, dokumen basis pengetahuan, dan kanal dari dashboard, atau meminta penutupan akun beserta seluruh datanya.
Pengguna yang terhubung lewat Facebook atau Instagram dapat mencabut akses RuangInbox melalui pengaturan Aplikasi dan Situs Web di akun Meta mereka, lalu mengirim permintaan penghapusan ke kontak di bawah.
Pelanggan akhir sebuah bisnis dapat meminta penghapusan kepada bisnis tersebut. Kami akan membantu bisnis tersebut memenuhi permintaan itu.

Kirim permintaan ke info@ruanginbox.com dengan subjek "Penghapusan Data". Kami akan menindaklanjuti sesuai jangka waktu yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Kami menggunakan cookie dan penyimpanan lokal browser untuk menjaga sesi login, mengingat preferensi (misalnya bahasa dan status notifikasi), serta memahami penggunaan situs melalui analitik. Anda dapat mengatur cookie melalui browser, namun beberapa fitur mungkin tidak berfungsi tanpa cookie.

13. Anak-Anak

Layanan ditujukan untuk bisnis dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak sebagai pengguna akun.

14. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru selalu tersedia di https://ruanginbox.com/privacy dengan tanggal berlaku yang diperbarui. Untuk perubahan penting, kami akan memberi tahu melalui email atau pemberitahuan di dashboard.

15. Hubungi Kami

Pertanyaan atau permintaan terkait privasi dapat dikirim ke:

Email: info@ruanginbox.com
Telepon/WhatsApp: +62 851 9984 2103
Alamat: CV Mitratechnosia Intra Solusi
Jalan sukamaju no 732/181, Kel Pasteur, Kec Sukajadi, Kota Bandung, Jawa Barat. 40161
Situs: https://ruanginbox.com